La plupart des gens deviennent gestionnaires parce qu’ils étaient excellents dans leur emploi précédent, et non pas en raison d’un attrait indéniable pour le leadership. On fait nos petites choses dans notre coin et, du jour au lendemain, on se met à jongler entre de nombreuses réunions, des courriels urgents et des crises de dernière minute tout en essayant de trouver du temps pour développer les compétences des membres de l’équipe. Ça vous dit quelque chose?
Voici une pure vérité : les meilleurs gestionnaires ne font pas leurs tâches de gestion sur le coin de la table. Ils se gardent des blocs de temps et y consacrent toute leur attention. Mais voici la bonne nouvelle : pas besoin d’un diplôme en gestion pour bien faire les choses! En respectant quelques étapes pratiques, vous trouverez le temps de gérer votre équipe efficacement sans avoir peur de perdre la raison.
Étape 1 : Découvrez comment vous utilisez votre temps
Avant de réparer, il faut savoir ce qui est brisé. Pendant une semaine, notez la durée de toutes vos tâches, des conversations impromptues de couloir aux marathons de courriels tard le soir. Faites ensuite un constat honnête : combien de temps prenez-vous pour éteindre des feux, répondre à des courriels et faire de l’administration? Vos réunions sont-elles vraiment toutes productives? Combien d’heures par jour réservez-vous à de véritables conversations avec votre équipe?
Les réponses vous feront réfléchir. Beaucoup de gestionnaires réalisent qu’ils consacrent peu ou pas de temps au leadership. Ne vous en faites pas. Cet exercice ne vise pas à vous faire sentir coupable, mais bien à cerner les problèmes pour les régler.
Demandez-vous :
à quoi je consacre mon temps, mais qui ne correspond pas à mes priorités en tant que gestionnaire?
Étape 2 : Réservez des blocs immuables dans votre calendrier
Maintenant que vous savez comment vous utilisez votre temps, c’est l’heure de le réaménager! Voyez votre temps de gestion comme étant non négociable, exactement comme une rencontre importante avec un client ou l’échéance d’un projet. Prévoyez du temps pour la planification hebdomadaire (de 30 à 60 minutes pour revoir vos priorités et organiser votre horaire), faites un bref bilan personnel chaque matin et organisez des rencontres individuelles régulières avec les membres de votre équipe et des séances de perfectionnement.
Vous devriez particulièrement prévoir les rencontres individuelles dans votre calendrier. Ne tentez pas de les caser dans le temps qui vous reste quand ça va mal. Même chose pour le perfectionnement, qu’il s’agisse d’un atelier, d’une discussion de groupe ou d’un moment consacré au partage de compétences dans l’équipe.
Demandez-vous :
mon calendrier reflète-t-il mon rôle de gestionnaire, ou suis-je en train de laisser d’autres priorités prendre le dessus?
Étape 3 : Apprenez à laisser aller
Oui, vous pouvez tout faire, mais non, vous ne devriez pas essayer de le faire. Déléguer ne signifie pas se décharger des tâches que vous ne voulez pas faire. C’est donner des responsabilités à votre équipe pour vous libérer du temps et gérer les véritables priorités. Avant de déléguer des tâches, pensez à quelques trucs. Est-ce que je fais des tâches que quelqu’un d’autre pourrait effectuer? Quelle personne dans l’équipe serait prête à en prendre plus? Est-ce que je donne des directives et des objectifs clairs? Comment puis-je vérifier les progrès sans tomber dans la microgestion?
Quand c’est bien fait, déléguer est l’un des outils les plus puissants dans la boîte à outils du gestionnaire. D’une part, votre équipe devient plus efficace et, d’autre part, vous retrouvez du temps pour gérer.
Demandez-vous :
suis-je en train de déléguer efficacement, ou suis-je en train de me garder des tâches que mon équipe pourrait faire?
Étape 4 : Arrêtez d’éteindre des feux
La gestion réactive draine du temps et de l’énergie. C’est comme essayer de vider un bateau sans colmater d’abord la fuite : même si vous êtes toujours occupé, vous ne faites aucun progrès réel. L’antidote à ce problème est la gestion proactive : essayez de dégager des tendances dans les problèmes récurrents, d’élaborer des systèmes ou processus pour prévenir l’apparition de nouveaux enjeux et d’instaurer une culture où les membres de l’équipe savent qu’ils peuvent faire part rapidement de leurs inquiétudes, pour éviter des crises.
Cette transition peut être longue, mais elle sera gagnante. Chaque fois que vous prévenez une urgence, vous avez plus de temps pour effectuer vos tâches de gestionnaire.
Demandez-vous :
est-ce que je passe plus de temps à résoudre des problèmes ou à les prévenir?
Étape 5 : Consacrez du temps aux conversations axées sur le perfectionnement
Les conversations sur la croissance ne sont pas optionnelles. Elles sont cruciales pour le succès de votre équipe et, au fil du temps, elles réduiront votre propre charge de travail. Lorsque les membres de l’équipe développent leurs compétences, moins d’urgences atterrissent sur votre bureau.
Préparez vos entretiens individuels. Revenez sur les tâches récentes, gardez en tête les objectifs de la personne et demandez-lui quels sont ses aspirations et ses défis. Mettez des étapes claires et mesurables en place et suivez-en la progression. Montrez à votre équipe que vous ne faites pas ça pour la forme. Encouragez l’apprentissage par les pairs et le partage de compétences au sein de l’équipe et donnez des tâches un peu plus difficiles qui seront stimulantes pour les gens sans être accablantes.
Demandez-vous :
est-ce que je consacre suffisamment de temps au perfectionnement de mon équipe?
Étape 6 : Protégez votre temps
Votre temps est très précieux. C’est à vous de le protéger. Établissez des plages de disponibilité pour votre équipe et des plages où elle ne peut pas vous déranger. Définissez clairement les paramètres des urgences, fixez des limites pour les interruptions et apprenez aux membres de votre équipe comment gérer certaines situations par eux-mêmes.
On ne veut pas être inaccessible. On veut simplement être en mesure de donner toute l’attention requise aux choses qui comptent le plus.
Demandez-vous :
est-ce que je fixe et respecte des limites qui me permettent de me concentrer sur les tâches prioritaires?
Étape 7 : Évaluez régulièrement vos progrès
La gestion est un processus d’apprentissage continu. Il est donc crucial d’évaluer régulièrement ses progrès. Prévoyez du temps pour réfléchir à ce qui va bien, à ce qui va moins bien et ce que vous devez faire comme changement. Est-ce que vous respectez toujours vos plages de gestion? Est-ce que le rendement de l’équipe s’améliore? Vous sentez-vous en contrôle ou plutôt dépassé par la charge? Les réponses à ces questions ne sont pas figées. Faites le point souvent.
Dernière idée
Devenir un meilleur gestionnaire ne veut pas dire travailler plus d’heures ou dire oui à tout. C’est savoir diriger son temps et son énergie adéquatement. Commencez modestement. Réservez des plages pour les rencontres individuelles. Prévoyez 30 minutes de planification chaque semaine. C’est votre base.
Votre équipe n’a pas besoin d’un autre pompier. Elle veut un leader qui sait gérer son temps, qui établit un lien de confiance et qui fait progresser les gens. La première étape est d’y réfléchir adéquatement.
Demandez-vous :
à quoi vais-je consacrer le premier bloc de temps cette semaine?